De verpakkingenadministratie op orde

Tijdens een audit in 2022 werd duidelijk dat er ruimte was voor verdere professionalisering van de verpakkingenadministratie bij LKQ – distributeur van onderdelen voor auto’s, bedrijfswagens en industriële voertuigen in Nederland en Europa. Om de aangifte zo betrouwbaar en zorgvuldig mogelijk te kunnen doen, gingen Marinus Pasman, Jan Mol en hun collega’s voortvarend aan de slag. “Het wegen van alle verpakkingen die we gebruiken voor onze meer dan 250.000 producten was een flinke klus – we zijn er ruim vier maanden mee bezig geweest,” vertellen zij. 

• Producenten en importeurs die per kalenderjaar meer dan 50.000 kilo aan verpakkingen op de Nederlandse markt brengen, zijn verplicht om aangifte te doen en de Afvalbeheerbijdrage Verpakkingen te betalen*.  

• Verpact gebruikt dit geld om de kosten voor inzameling en recycling te betalen, met als doel de wettelijke recycledoelstellingen te behalen.  

• Cruciaal voor het doen van een betrouwbare aangifte, is een waterdichte verpakkingenadministratie, waarin precies te vinden is uit welke materiaalsoorten en weggooi-eenheden elke verpakking bestaat en wat het gewicht is per materiaalsoort.  

• Maar hoe werkt dat: een goede verpakkingenadministratie inrichten en bijhouden? En hoe kan Verpact helpen? 

* Voor drankblikjes, plastic frisdrankflessen, plastic waterflessen en/of SUP-verpakkingen geldt deze drempel van 50.000 kilo niet, daar moet altijd aangifte voor gedaan worden 

Toen LKQ zich jaren geleden aanmeldde bij het toenmalige Afvalfonds Verpakkingen, was de organisatie kleiner dan nu. Jan Mol, European Head of Indirect Procurement Excellence: “In de jaren daarna zijn we sterk gegroeid, met meerdere overnames in relatief korte tijd. Die schaalvergroting bracht natuurlijk ook nieuwe complexiteit met zich mee. Tijdens de audit van 2022 werd duidelijk dat het tijd was om onze verpakkingenadministratie mee te laten groeien met de organisatie.”  

De financiën in kaart 
Marinus Pasman, Regional Product Data Team Manager: “We wilden helder in beeld brengen hoe onze bedrijfsstructuur in elkaar zit en moesten daarnaast zorgen dat onze verpakkingenadministratie aansluit bij die structuur. De eerste stap was het in kaart brengen van de financiële kant van onze binnen- en buitenlandse goederenstromen. We werkten hierbij samen met de consultants van BDO, zodat wat we vanaf het begin zeker wisten dat onze aanpak waterdicht was.” 

Alle verpakkingen op een rij 
De tweede stap was het inzichtelijk krijgen van alle verpakkingsdata. Marinus: “Op basis van in- en verkoopinformatie uit onze ERP-systemen hebben we vastgelegd welke verpakkingen we gebruiken. Een uitdagende klus, zeker omdat onze bv's ook onderling aan elkaar leveren. Vervolgens gingen we aan de slag met het volgende vraagstuk: welke verpakkingsstromen moeten we meten, welke verpakkingen moeten we wegen –en hoe pakken we dat het meest efficiënt aan?”  

Methodiek 
“We stelden samen met Verpact een methodiek op om ons verpakkingsmateriaal systematisch te wegen. In deze fase hebben we regelmatig de expertise van Verpact ingeschakeld voor advies en afstemming. Zijn we op de goede weg? Gaan we niet te gedetailleerd te werk? Dankzij hun kennis en ervaring konden we de juiste balans houden en de grote lijnen bewaken.”  

Megaklus 
Het wegen was een megaklus, waar tientallen medewerkers van LKQ zo’n vier maanden mee bezig zijn geweest. “Er werden dagelijks 250 stuks gewogen,” vertelt Jan. “Ons grootste Rapid Fulfillment Centrum (RFC) in Hattemerbroek bleek daarvoor, mede door de beschikbare ruimte, de ideale locatie.” 

Het project heeft inmiddels geresulteerd in een goede basisadministratie. Maar het werk stopt daar natuurlijk niet: de aangifte voor 2024 staat alweer voor de deur. “We gaan in feite hetzelfde doen als vorig jaar, maar nu bouwen we voort op een nóg sterkere basis,” legt Marinus uit. We richten ons alleen op de producten die nieuw zijn of waarvan de verpakking is gewijzigd. We beschikken nu over een draaiboek, een checklist en een team van collega’s die precies weten wat er moet gebeuren.”  

Productenpaspoort 
Jan: “Om het doen van aangifte in de toekomst nog makkelijker en efficiënter te maken, willen we elk product in ons ERP-systeem voorzien van een eigen paspoort. Ons doel is om van onze leveranciers een volledige documentatie te ontvangen over alle verpakkingen die zij leveren – van basisverpakking tot omdozing. Met de komst van de PPWR wordt dat relevanter dan ooit.”  

Tips van Jan en Marinus voor een gedegen verpakkingenadministratie: 

• Het is cruciaal dat je verpakkingsdocumentatie krijgt van je leveranciers. Maak het onderdeel van de onderhandelingen met een nieuwe leverancier, dan maak je meteen goede afspraken.  

• Houd bij welke verpakkingen je toevoegt aan je productieproces of dienstverlening. Al gaat het maar om een logo dat je op een doos plakt of een nieuw toegevoegde verzenddoos: elke actie vraagt om reactie.  

• Werk volgens een draaiboek, zodat je bij elke stap weet wat je moet doen. Werk het draaiboek bij elke aangifte bij met de inzichten die je verkregen hebt.  

Verpact ondersteunt producenten en importeurs bij het inrichten van een goede verpakkingenadministratie: 

Ga aan de slag met de e-learning. Hierin leert u alles over het inrichten en bijhouden van een Verpakkingenadministratie.  

Kijk ook eens naar onze handreiking verpakkingenadministratie, die helpt bij complexe situaties. 

Komt u er niet helemaal uit? U kunt hulp inschakelen door contact op te nemen met een van onze experts. 

Jan Mol & Marinus Pasman